Uno de los problemas más habituales y frecuentes que enfrenta quien quiere optimizar muchas de las tareas y actividades que emprende o realiza regularmente, es el de tener que enfrentarse a un sinfín de opciones y decisiones derivadas de ellas, lo que aumenta la posibilidad de fracaso y frustración del interesado o interesada.
A primera vista, cuando queremos analizar todo aquello que ocupa nuestro tiempo, pareciera que cada cosa es muy importante e irremplazable, y que es imposible dejar de hacerla u optimizarla para que nos demande menos tiempo y/o esfuerzo.
Sin embargo, y aunque nos parezca poco probable, mucho de lo que hacemos se puede optimizar o incluso eliminar. Es cuestión de estudiar en qué invertimos nuestro tiempo y observar nuestro comportamiento para identificar patrones y hábitos que posiblemente no nos dejan aprovechar al máximo el esfuerzo que realizamos.
Un criterio importante es el impacto que tiene en nuestra vida en el largo plazo la acción o acciones que solemos repetir a diario, semanal, mensual o anualmente. Como leía el otro día, a nadie le han dado un ascenso por tener su colección de 50.000 canciones en iTunes perfectamente ordenada y etiquetada. Si consideramos nuestra salud, conocimiento o relaciones con los demás, podremos tener un buen indicador sobre a qué dedicar nuestro tiempo.
Podemos comenzar haciendo una relación de nuestras actividades durante un plazo de tiempo significativo, por ejemplo una semana, y analizarlas posteriormente para determinar qué cosas de dicha lista podemos reducir, eliminar u optimizar. Hay quien dirá que hay cosas inevitables que siempre hay que hacer, queramos o no, como limpiar, lavar la ropa, hacer la compra y demás, lo cual es cierto, aunque no significa que podamos introducir cambios y mejoras en la manera que tenemos de hacer las cosas: qué pasaría si en lugar de destinar 2 ó 3 horas seguidas a limpiar la casa, vamos limpiando y recogiendo a medida que avanza el día? O si dedicamos unos minutos a pasar la mopa en lugar de permitir que se acumule el polvo durante varios días?
En la industria del automóvil hay un lema que me parece apropiado para este tema, como para la vida en general: «El proceso de la mejora contínua es infinito». Lo único que falta es comenzar y tener la intención de conseguir resultados mejores y cada vez más eficientes.