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Primero tu

Desde tiempos inmemoriales se nos ha enseñado, por activa y por pasiva, que debemos anteponer las necesidades de los demás a las nuestras, ya que el hacer lo contrario es signo de «mala educación», «egoísmo», «prepotencia» y cualquier otro adjetivo despectivo que se les ocurra.

Sin embargo, a medida que avanzamos por el camino de la vida, nos vamos dando cuenta, muchas veces no de la mejor manera, que este enfoque es esencialmente un error, ya que como decía mi abuelo «uno no puede dar de lo que no tiene». Este condicionamiento nos obliga a muchas veces sacrificar nuestra propia energía, tiempo y recursos para satisfacer las necesidades de quienes nos rodean, generando un sentimiento de frustración, cansancio y ansiedad que muchas veces no sabemos de donde viene.

El trabajo personal, aquel que nos invita a explorar nuestro propio interior y enfrentarnos con todo lo que pueda albergar, es la mejor forma de lograr un equilibrio armónico con nosotros mismos y por extensión, con quienes nos rodean. De nada sirve ser el mejor amigo / a, hermano / a, empleado / a, esposo / a, si luego de este esfuerzo por complacer a otros nos deja completamente vacíos, a nivel energético, mental y espiritual.

Muchos de los mal llamados gurús son personas que se han entregado en cuerpo y alma a los demás, olvidándose en muchos casos de sí mismos, para después sufrir las consecuencias de la impredecibilidad humana: abandonos, traiciones, cambios de intereses o prioridades, lo que les deja muy vulnerables ante este tipo de agresiones y sinsabores inherentes a la naturaleza del ser humano. El verdadero sabio o maestro es aquel que primero cuida de si mismo y luego comparte su saber y descubrimientos con los demás.

Por último, una reflexión de la que me acuerdo siempre que viajo: Si no concebimos la posibilidad de ayudarnos primero a nosotros mismos antes que a los demás, por la razón que sea, recordemos las instrucciones que nos dan los / las asistentes / as de vuelo antes de comenzar un viaje en avión: «En caso de despresurización de la cabina, máscaras de oxígeno caerán hacia ustedes desde los compartimientos ubicados en el techo del avión. Tire fuertemente de la máscara, colóquela sobre nariz y boca y respire normalmente. RECUERDE COLOCARSE PRIMERO SU MÁSCARA ANTES DE AYUDAR A QUIENES LO PUEDAN NECESITAR». Visto así, se comprende mucho más fácilmente: de qué sirve que hagamos un esfuerzo supremo por ayudar a otros si estamos sacrificando lo más valioso que tenemos en nuestra vida?

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Simplificando tus opciones

Uno de los problemas más habituales y frecuentes que enfrenta quien quiere optimizar muchas de las tareas y actividades que emprende o realiza regularmente, es el de tener que enfrentarse a un sinfín de opciones y decisiones derivadas de ellas, lo que aumenta la posibilidad de fracaso y frustración del interesado o interesada.

A primera vista, cuando queremos analizar todo aquello que ocupa nuestro tiempo, pareciera que cada cosa es muy importante e irremplazable, y que es imposible dejar de hacerla u optimizarla para que nos demande menos tiempo y/o esfuerzo.

Sin embargo, y aunque nos parezca poco probable, mucho de lo que hacemos se puede optimizar o incluso eliminar. Es cuestión de estudiar en qué invertimos nuestro tiempo y observar nuestro comportamiento para identificar patrones y hábitos que posiblemente no nos dejan aprovechar al máximo el esfuerzo que realizamos.

Un criterio importante es el impacto que tiene en nuestra vida en el largo plazo la acción o acciones que solemos repetir a diario, semanal, mensual o anualmente. Como leía el otro día, a nadie le han dado un ascenso por tener su colección de 50.000 canciones en iTunes perfectamente ordenada y etiquetada. Si consideramos nuestra salud, conocimiento o relaciones con los demás, podremos tener un buen indicador sobre a qué dedicar nuestro tiempo.

Podemos comenzar haciendo una relación de nuestras actividades durante un plazo de tiempo significativo, por ejemplo una semana, y analizarlas posteriormente para determinar qué cosas de dicha lista podemos reducir, eliminar u optimizar. Hay quien dirá que hay cosas inevitables que siempre hay que hacer, queramos o no, como limpiar, lavar la ropa, hacer la compra y demás, lo cual es cierto, aunque no significa que podamos introducir cambios y mejoras en la manera que tenemos de hacer las cosas: qué pasaría si en lugar de destinar 2 ó 3 horas seguidas a limpiar la casa, vamos limpiando y recogiendo a medida que avanza el día? O si dedicamos unos minutos a pasar la mopa en lugar de permitir que se acumule el polvo durante varios días?

En la industria del automóvil hay un lema que me parece apropiado para este tema, como para la vida en general: «El proceso de la mejora contínua es infinito». Lo único que falta es comenzar y tener la intención de conseguir resultados mejores y cada vez más eficientes.

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Cómo lidiar con las interrupciones

En el post anterior, estuve hablando de cómo conseguir avanzar en esas tareas importantes y de alto impacto para nuestra vida profesional o personal. Hoy hablaré, tal como prometí, de algunas ideas para lidiar con las interrupciones que impiden alcanzar resultados, de manera eficaz y sobre todo, sin ofender a quienes nos interrumpen.

Es importante tener claro que cuando mejor nos desempeñamos es precisamente cuando podemos concentrarnos de manera exclusiva en una tarea en particular. Estos periodos de concentración pura son cada vez más cortos, ya que nuestro cerebro se ha ido adaptando a los distractores que hacen parte de nuestra vida cotidiana: Internet, el teléfono, las personas, la mensajería instantánea, etc.

Sin embargo, la concentración es como un músculo: se puede desarrollar a través de la práctica. Y para ello, con algunas sugerencias, podremos conseguir avanzar en nuestros objetivos sin que perdamos la paciencia.

En primer lugar, es importante hacer una lista de aquello que nos interrumpe: llamadas telefónicas, correos electrónicos, personas que acuden a preguntar o consultarnos algo, Internet o cualquiera que sea la fuente. Si queremos contar con periodos para ejercitar nuestra concentración, es importante establecer «horas de concentración», es decir, periodos de tiempo donde no se le permite a nadie interrumpirnos. Para quienes tienen jefes con este hábito, es importante que se comuniquen con el o ella y le expliquen en qué consisten estos lapsos de tiempo, para que lo entienda y los respete. La duración depende de cada persona: se puede comenzar con periodos cortos de unos 10 minutos para ir entrenando nuestra capacidad de atención, e irlos aumentando paulatinamente. Es importante tener en cuenta que a partir de los 45 minutos, el nivel de atención disminuye, por lo que sería conveniente ir descansando entre periodos. Con 5 minutos basta.

Por otra parte, si a pesar de haber establecido estos periodos, las interrupciones siguen llegando, una buena alternativa es escribir aquello que nos están solicitando en una libreta o cuaderno para sacarlo de nuestra mente y continuar con lo que estemos haciendo. En cuanto hayamos terminado, podremos referirnos a los apuntes y responder a la petición que nos fue formulada. Con eso no perdemos el hilo de lo que estábamos haciendo y tampoco le daremos a entender a quien nos ha interrumpido que su solicitud no es importante.

Un buen truco, que casi nunca falla, es ponernos auriculares mientras trabajamos. Es una señal universalmente reconocida que indica que estamos concentrados en algo. Puede que no estemos oyendo nada, o que hayamos puesto algo de música suave que incentive la concentración, pero nadie tiene por qué enterarse. Un efecto colateral es que unos buenos auriculares aislan el ruido exterior, cosa realmente útil en una oficina con mucha gente y si el sonido ambiente nos dificulta la concentración.

Por último, el destinar periodos de tiempo para tareas específicas también permite desarrollar un sentido de la concentración más agudo. Esto es, 20 minutos para responder correos electrónicos, 20 minutos para leer los informes, 20 minutos para escribir una propuesta, 20 minutos para hacer o recibir llamadas telefónicas, etc. Con esto, nuestro cerebro «entenderá» que durante ese periodo se puede concentrar exclusivamente en una actividad, con lo que conseguiremos reducir la frustración y terminar más tareas.

¿Alguna otra sugerencia o truco efectivo en particular? Me encantaría conocer sus opiniones en los comentarios!

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Los MIT y la mejora de la productividad

Una de las quejas que recibo con más frecuencia cuando impartimos seminarios de GTD es cómo distribuir el tiempo y priorizar las tareas. Incluso mi amigo Alberto me envió una divertida presentación que hablaba sobre el D.A.D.E (Déficit de Atención Debido a la Edad), que resumiéndolo, describe esa sensación de terminar el día agotado sin saber muy bien en qué hemos invertido el tiempo y el esfuerzo.

Actualmente es bastante complicado estar concentrado durante más de 20 minutos. Las distintas distracciones a las que nos enfrentamos, llámense internet, llamadas telefónicas, asuntos «urgentes» (nótense las comillas) y el temido «multi-tasking», o lo que es lo mismo, tratar de hacer más de dos tareas a la vez, han mermado nuestra capacidad de mantener el foco en una sola tarea, con la consiguiente frustración y el ir dejando mucho de lo que hacemos sin concluir.

Sin embargo, adoptando una sencilla regla podremos ser productivos y a la vez sentir que hemos hecho esas cosas realmente importantes para nosotros durante el día, sin importar el número de interrupciones o distracciones con las que tengamos que lidiar.

Estas «cosas importantes» se denominan MITs, o lo que es lo mismo «Most Important Tasks» (Tareas más Importantes). La idea es simple: al comenzar la jornada, hacemos una lista de máximo 10 tareas que queramos completar durante el día. De esas 10, escogemos las que más impacto tengan a nivel profesional y/o personal y las priorizamos, según la urgencia, fecha de entrega, volumen de trabajo, etc. Una vez que tenemos esta «hoja de ruta», comenzaremos a atacar nuestra lista de tareas COMENZANDO POR LOS MITs. Lo primero que haremos durante la mañana, después de hacer la lista y priorizarla, es comenzar a trabajar en una de las tareas que hemos incluido en la categoría MIT. El objetivo es trabajar al menos durante 20 minutos en ella o el tiempo que podamos dedicarle.

En cuanto hayamos terminado o avanzado en esta tarea hasta el hito o punto de control que nos hayamos planteado (puede ser leer un capítulo de un libro, redactar la primera página de un informe, hacer una llamada telefónica, etc.), podremos realizar cualquiera de las tareas en nuestra lista e iremos intercalando con los MITs hasta terminarlos o llegar al hito que nos hemos propuesto para la jornada.

Puede que algunos de ustedes estén pensando que con las continuas interrupciones a las que nos enfrentamos, sea imposible o muy complicado conseguir terminar los MITs de cada día. Sin embargo, el secreto está en esos períodos de trabajo continuados de alta concentración que le dedicamos a estas tareas. Recuerdan la sensación de hacer durante la primera hora de la mañana lo que durante todo el día habría sido imposible? A ese «estado de flujo» me refiero.

En el próximo post hablaré de cómo lidiar con las interrupciones con más detalle.