En estos tiempos del ruido, como solía decir un actor de teatro colombiano, la simplicidad va más allá de ser una opción más para convertirse en una necesidad e incluso en una forma de vida. Cuantas veces nos vemos enfrentados a miles de decisiones para tareas sencillas como operar un teléfono, ver la televisión o buscar información en la red? Muchos sistemas han sido diseñados pensando en la eficiencia desde el punto de vista de la máquina y olvidando al usuario, lo que produce grandes cantidades de «micro-frustraciones» a lo largo de cada día.
El tener que aprender cómo funcionan muchos artefactos añade un grado más de tensión a nuestra de por si compleja existencia. Si las relaciones humanas son dificultosas en su mayoría, imaginen tener que atosigar nuestra mente con cada vez más información y tareas por hacer.
El cerebro humano es excelente correlacionando información y realizando tareas creativas, pero su capacidad para memorizar o retener datos es más bien limitada, así muchos sostengan lo contrario. Por lo que, si tenemos esta característica en cuenta, podremos aprovechar su capacidad al máximo minimizando sus «limitaciones».
Sin embargo, si nos tomamos el tiempo para analizar lo que hacemos e ir eliminando aquellas actividades que no «agregan valor» a nuestra existencia, tendremos una perspectiva más amplia del uso del tiempo y sobre todo, de la consecución de nuestros propios objetivos, sin vernos ahogados en una gran cantidad de pequeñas tareas que consumen toda nuestra atención.
Una buena manera de gestionar las tareas que tenemos o queremos que realizar a diario es manteniendo una lista por escrito. No se necesita nada complejo: simplemente papel y lápiz. Aquí anotaremos todo lo que nos ocupará la jornada para evitar olvidos o desórdenes en la ejecución. Sin embargo, dentro de estas tareas, hay muchas que son importantes y otras que son secundarias o de rutina. Dentro del primer grupo, es útil escoger las tres principales que haremos antes de que termine el día. Con esto, el sentimiento de frustración disminuirá y tendremos una sensación de logro que reforzará el uso de este mecanismo de organización, además de sentir que hemos hecho algo «para nosotros» cada jornada, ya que en ocasiones casi todas nuestras actividades están dirigidas a satisfacer las necesidades de otros o a cumplir con obligaciones que hemos adquirido con terceros.
Por último, la lista tiene un uso «colateral» bastante interesante, porque nos permite hacer una retrospectiva en el tiempo de las tareas que hemos ido realizando en los últimos días, semanas o meses. El repasar las actividades a posteriori normalmente nos permite detectar aquellas cosas que podríamos eliminar, posponer o reducir, para tener más tiempo para aquello que realmente nos interesa (esas 3 cosas importantes en el día). Algunas ideas sobre qué puede ir en esta «lista privilegiada de máximo 3 items» pueden ser: escribir una página de una novela, estudiar una hora un nuevo idioma, hacer una hora de ejercicio, estar con la familia, pasar 30 minutos a solas, meditar…
