Categoría: Empresa

Mucho se ha escrito sobre cómo hacer reuniones eficientes, para optimizar su duración, temas a tratar, entorno adecuado, etc., pero de alguna manera, no hay una compilación en un solo lugar sobre las «mejores prácticas», basadas en la experiencia y no en la teoría, sobre lo que sería conveniente hacer para que el compartir tiempo y espacio sirva realmente a un propósito concreto.

En el pasado, las reuniones eran absolutamente necesarias, ya que no existían métodos que pudieran equiparar la presencia del grupo para intercambiar ideas o hacer planes. Hoy, ese paradigma ha cambiado, porque tenemos a nuestra disposición muchas herramientas que nos permiten comunicarnos de manera inmediata, intercambiar documentos, dejar constancia de nuestras actividades e incluso depositar información en lugares fácilmente accesibles para su revisión, modificación o aprobación.

Por tanto, el compartir espacio ha evolucionado hasta el punto de convertirse en un lugar para ACTUAR y no para deliberar, ya que podemos hacer esto último empleando los medios que he mencionado antes.

Podemos resumir en pocas líneas las características de una reunión eficiente:

• No más de 15 minutos de duración y respetando rigurosamente el tiempo destinado a la misma. Cuando se acaba el tiempo, termina la reunión, independientemente del estado de la misma. El tener un reloj que muestra de manera regresiva el tiempo restante puede resultar muy útil, ya que ayuda a mantener el foco y no distraerse en detalles irrelevantes.

• SIEMPRE de pie. Las reuniones donde los y las asistentes pueden sentarse se alargan innecesariamente.

• Con un alto nivel de interactividad: Todas las personas implicadas participan activamente, opinando, escribiendo y concluyendo.

• Los y las asistentes conocen de antemano el tema a tratar, lo que se espera de la reunión (accionables a conseguir al final de la misma) y han preparado con anterioridad su aporte a la misma. Normalmente una reunión debe tener uno de estos dos objetivos: actualizar sobre el estado de un proyecto o actividad compleja o discutir uno o varios problemas en particular.

• Sólo asisten quienes tengan voz y voto.

• Se convoca únicamente si es estrictamente necesario. Con esto se crea una cultura de «reuniones útiles» a donde se acude con interés y entusiasmo.

• Cada participante sale del encuentro sabiendo exactamente lo que tiene que hacer y cuando. Es importante contar con una pizarra o lugar visible donde queden consignadas las tareas realizadas, a realizar, así como el o la responsable de las mismas, para volver a ella en caso de duda y comprobar el avance o progreso.

¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo mejorar las reuniones de tu lugar de trabajo? ¿Alguna buena práctica que uses y que no hayamos mencionado aquí? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios!